Square vs. Toast voor restaurants: welke is echt goedkoper

Waarvoor ze elk zijn ontworpen

Square en Toast zijn twee van de meest voorkomende kassasystemen in Amerikaanse restaurants, maar ze zijn ontworpen voor verschillende keukens. Square is een algemeen betalingsplatform dat restaurants, winkels en dienstverlenende bedrijven bedient. De kracht ervan is eenvoud en toegankelijkheid. U kunt zich online aanmelden, de app downloaden op een iPad en binnen een uur betalingen accepteren. Dit maakt het een populaire keuze voor cafés, foodtrucks en counter-service restaurants waar snelheid en lage opstartkosten de prioriteit zijn.

Toast is uitsluitend voor restaurants gebouwd. Deze focus is duidelijk zichtbaar in de functies: bestellen en betalen aan tafel, complex menubeheer met aanpassingen, gangenindeling voor full-service restaurants en diepgaande rapportages over statistieken zoals omzet per gewerkt uur. De hardware is ook speciaal gebouwd om de hitte en het morsen in een keukenomgeving te weerstaan. De keerzijde van deze specialisatie is een complexer verkoop- en installatieproces en minder flexibiliteit in hardware en contracten.

De werkelijke maandelijkse kosten: software plus verwerking

Het vergelijken van de maandelijkse softwarekosten is misleidend. De werkelijke kosten van elk kassasysteem bestaan uit het softwareabonnement plus de betalingsverwerkingskosten, die het overgrote deel van uw rekening uitmaken. Een klein verschil in het verwerkingstarief heeft een veel grotere impact dan de prijs van het softwarepakket.

Bijvoorbeeld, bij € 60.000 aan maandelijkse kaartverkopen is een verschil van 0,5% in uw verwerkingstarief € 300. Dat ene post kan gemakkelijk meer zijn dan de totale maandelijkse softwarekosten voor beide platforms.

Per augustus 2026 zijn hier de gepubliceerde vanafprijzen van de websites van beide bedrijven:

Prijzen van Square:

• Gratis abonnement: € 0/maand. Verwerking van fysieke kaarten is 2,6% + 10¢.
• Plus-abonnement: € 60/maand per locatie. Verwerking is 2,6% + 10¢.
• Premium-abonnement: Aangepaste prijzen. Inclusief lagere verwerkingstarieven.

Deze details staan vermeld op de prijzenpagina voor restaurants van Square.

Prijzen van Toast:

• Starter Kit: € 0/maand met een 2-jarig contract. Dit abonnement heeft een hoger, niet-openbaar verwerkingstarief om de kosten van de software en hardware te dekken.
• Point of Sale-abonnement: € 69/maand. Verwerkingstarieven worden op maat geoffreerd.
• Aangepast abonnement: Voor enterprise-behoeften.

De abonnementen van Toast worden beschreven op hun officiële prijzenpagina, hoewel specifieke tarieven een offerte vereisen. De prijzen van Toast voor veel add-ons zoals online bestellen (€ 75/mnd), loyaliteitsprogramma's (€ 50/mnd) en KDS-software (€ 25/mnd) worden apart geoffreerd, wat een abonnement van € 69 kan veranderen in een maandelijkse rekening van € 200-€ 400 vóór verwerkingskosten.

Contracten, lock-in en de kosten van vertrek

Dit is een van de grootste filosofische verschillen tussen de twee bedrijven. Square biedt zijn abonnementen op maandbasis aan. U kunt uw abonnement op elk moment starten, stoppen of wijzigen zonder boete. Deze flexibiliteit verlaagt het risico aanzienlijk voor een nieuw restaurant of een restaurant dat een nieuw concept test.

Toast daarentegen vereist doorgaans een meerjarig contract, vaak voor twee of drie jaar. Het vroegtijdig beëindigen van dit contract kan een boete voor vroegtijdige beëindiging met zich meebrengen. Volgens de Merchant Agreement van Toast kan deze boete het volledige bedrag van de resterende softwareabonnementskosten zijn. Omdat Toast eigen hardware gebruikt, kunnen de terminals en schermen die u voor Toast heeft gekocht niet met een ander kassasysteem worden gebruikt. Deze combinatie van een langetermijncontract en hardware lock-in betekent dat de kosten om van Toast af te stappen hoog zijn. Ondernemers moeten ervan uitgaan dat ze voor de volledige termijn vastzitten wanneer ze een Toast-overeenkomst ondertekenen.

Hardware: wat u koopt en wat u kunt hergebruiken

De hardware-aanpak van Square is flexibel. U kunt uw eigen iPad of Android-tablet gebruiken, of hun eigen apparaten kopen zoals de Square Stand (€ 149), Square Terminal (€ 299) of Square Register (€ 799), volgens hun officiële hardwarewinkel per augustus 2026. Dit maakt een zeer lage initiële hardware-investering mogelijk als u al een compatibele tablet bezit. Als u overstapt van Square, kunt u uw iPad blijven gebruiken met een andere POS-provider.

De hardware van Toast is eigen en van restaurantkwaliteit, ontworpen om duurzamer te zijn dan consumententablets. Een starterkit kan tussen de € 450 en meer dan € 1.000 kosten, en opstellingen met meerdere stations kunnen duizenden euro's bedragen. Toast biedt vaak een deal voor € 0 aan hardware vooraf bij zijn Starter Kit-abonnement, maar dit wordt betaald via een hoger verwerkingstarief en een 2-jarig contract. Hoewel duurzaam, zal deze hardware niet werken met een ander kassasysteem, wat een aanzienlijke verzonken kost creëert als u besluit Toast te verlaten.

Wat gebeurt er als het internet uitvalt

Voor elk restaurant is het verliezen van internet tijdens een drukke dienst een groot probleem. Zowel Square als Toast hebben een offline modus, maar ze werken anders.

De offline modus van Square stelt u in staat om door te gaan met het accepteren van kaartbetalingen via de magneetstrip of chip wanneer uw internetverbinding wegvalt. Deze transacties worden veilig opgeslagen in de app en worden automatisch verwerkt zodra u weer verbinding maakt. U moet binnen 24 uur weer verbinding maken met het internet om de betalingen te verwerken. Het belangrijkste risico is dat deze betalingen niet in realtime worden geautoriseerd. U bent verantwoordelijk voor alle geweigerde, verlopen of betwiste betalingen die offline zijn aangenomen.

De offline modus van Toast wordt ook automatisch geactiveerd na ongeveer 40 seconden zonder verbinding. Hiermee kunt u bestellingen blijven opnemen en kaartbetalingen accepteren, die worden opgeslagen en doorgestuurd wanneer u weer online bent. Net als bij Square neemt het restaurant het risico voor geweigerde transacties die offline zijn aangenomen. De offline mogelijkheden van Toast kunnen echter beperkter zijn. Functies zoals KDS-integratie, het bekijken van gastgegevens en het gebruik van cadeaubonnen zijn mogelijk niet beschikbaar. Met een lokale synchronisatie-opstelling kunnen apparaten op hetzelfde netwerk nog steeds met elkaar communiceren en bestellingen naar een keukenprinter sturen, maar zonder dit is elke terminal een eiland.

SyncBite is afhankelijk van de cloud voor nieuwe bestellingen en analyses. Als uw internetverbinding wegvalt, kunt u bestaande bestellingen blijven bekijken en beheren op het keukendisplaysysteem (KDS). Nieuwe online bestellingen via WhatsApp of QR-code komen pas binnen als de verbinding is hersteld. De aanbevolen noodoplossing is om een mobiele hotspot als back-up internetbron paraat te hebben om continue service te garanderen.

Online bestellen en bezorgkosten

Beide platforms bieden commissievrije websites voor online bestellen, zodat u rechtstreeks bestellingen van uw klanten kunt aannemen. De belangrijkste kosten zijn de verwerkingskosten voor 'card-not-present'-transacties.

Per augustus 2026 zijn de online verwerkingstarieven van Square:

• Gratis & Plus-abonnementen: 2,9% + 30¢
• Premium-abonnement: Aangepaste prijzen

Het online verwerkingstarief van Toast ligt doorgaans rond de 3,5% + 15¢, hoewel dit per abonnement kan variëren. Hoewel het percentagetarief hoger is, kan de lagere vaste vergoeding het goedkoper maken voor kleinere bestelbedragen.

Voor restaurants met een aanzienlijk online volume is het verschil tussen deze tarieven van belang. Een betere strategie voor velen is het gebruik van een speciaal commissievrij online bestelsysteem dat integreert met uw kassasysteem. Deze systemen kunnen meer marketingfuncties en controle bieden dan de basispagina's die door een betalingsverwerker worden geleverd.

Welke past bij welk type restaurant

Square is de betere keuze voor:

• Nieuwe restaurants die opstartkosten en risico's moeten minimaliseren.
• Cafés, foodtrucks, bakkerijen en quick-service restaurants.
• Ondernemers die maximale flexibiliteit zonder contract willen.

Toast is de betere keuze voor:

• Gevestigde, full-service restaurants met een hoog volume.
• Groepen met meerdere locaties die gecentraliseerde, krachtige rapportages nodig hebben.
• Bedrijven die specifieke, restaurantgerichte functies nodig hebben, zoals geavanceerde gangenindeling en tafelbeheer.

Er zijn scenario's waarin Toast de duidelijke winnaar is, zelfs voor een kostenbewuste ondernemer. Als uw full-service restaurant sterk afhankelijk is van bestellen aan tafel om tafels sneller om te zetten, kunnen de efficiëntiewinsten van de speciaal gebouwde handhelds van Toast de hogere maandelijkse kosten gemakkelijk compenseren in vergelijking met een meer basale Square-opstelling.

Waar een derde optie beide verslaat

De keuze is niet alleen tussen een generalist (Square) en een specialist (Toast). Een derde categorie van moderne AI-kassasystemen, zoals ons eigen SyncBite, richt zich op het oplossen van specifieke operationele problemen die beide oudere systemen slecht aanpakken. Bijvoorbeeld, het verwerken van grote hoeveelheden inkomende bestellingen tijdens een piek zonder extra personeel aan te nemen.

Waar Toast en Square zich richten op betalingsverwerking, richt SyncBite zich op bestelnauwkeurigheid en arbeidsefficiëntie. Het gebruikt AI-bestellingen om elke WhatsApp-, QR-code- en online bestelling perfect op te nemen en rechtstreeks naar uw keukendisplaysysteem (KDS) te sturen. Dit elimineert de noodzaak voor een medewerker om aan een tablet gekluisterd te zijn om handmatig bestellingen van externe apps in te voeren of de telefoon te beantwoorden.

Terwijl Toast u vastzet in een contract en Square functies vereenvoudigt voor een massamarkt, biedt SyncBite geavanceerde bestelautomatisering met transparante, maandelijks opzegbare prijzen en geen hardware lock-in. Voor een onafhankelijk restaurant dat worstelt met arbeidskosten en bestelchaos tijdens piekuren, kan het automatiseren van het bestelproces een veel hoger rendement opleveren dan het besparen van een fractie van een procent op verwerkingskosten.

Verder lezen