Square vs. Toast für Restaurants: Welches ist wirklich günstiger?

Wofür sie jeweils konzipiert sind

Square und Toast sind zwei der häufigsten Kassensysteme in amerikanischen Restaurants, aber sie sind für unterschiedliche Küchen konzipiert. Square ist eine universelle Zahlungsplattform, die Restaurants, Einzelhandelsgeschäfte und Dienstleistungsunternehmen bedient. Ihre Stärke liegt in der Einfachheit und Zugänglichkeit. Sie können sich online anmelden, die App auf ein iPad herunterladen und innerhalb einer Stunde Zahlungen entgegennehmen. Das macht es zu einer beliebten Wahl für Cafés, Foodtrucks und Thekenrestaurants, bei denen Geschwindigkeit und niedrige Anlaufkosten Priorität haben.

Toast ist ausschließlich für Restaurants entwickelt worden. Dieser Fokus zeigt sich in seinen Funktionen: Bestellung und Bezahlung am Tisch, komplexe Menüverwaltung mit Modifikatoren, Gänge-Management für Full-Service-Restaurants und detaillierte Berichte über Kennzahlen wie Umsatz pro Arbeitsstunde. Auch die Hardware ist speziell dafür ausgelegt, der Hitze und den Flüssigkeiten in einer Küchenumgebung standzuhalten. Der Kompromiss für diese Spezialisierung ist ein aufwändigerer Verkaufs- und Installationsprozess sowie weniger Flexibilität bei Hardware und Verträgen.

Die tatsächlichen monatlichen Kosten: Software plus Zahlungsabwicklung

Der Vergleich der monatlichen Softwaregebühr ist irreführend. Die tatsächlichen Kosten eines jeden Kassensystems setzen sich aus dem Software-Abonnement und den Zahlungsabwicklungsgebühren zusammen, die den weitaus größten Teil Ihrer Rechnung ausmachen. Ein kleiner Unterschied im Verarbeitungssatz hat eine viel größere Auswirkung als der Preis des Software-Tarifs.

Bei einem monatlichen Kartenumsatz von 60.000 $ macht ein Unterschied von 0,5 % bei Ihrer Verarbeitungsgebühr beispielsweise 300 $ aus. Dieser einzelne Posten kann leicht mehr ausmachen als die gesamten monatlichen Softwarekosten für beide Plattformen.

Stand August 2026 sind hier die veröffentlichten Startpreise von den Websites der jeweiligen Unternehmen:

Preise von Square:

• Free Plan: 0 $/Monat. Kartenzahlungen vor Ort kosten 2,6 % + 10¢.
• Plus Plan: 60 $/Monat pro Standort. Die Verarbeitung kostet 2,6 % + 10¢.
• Premium Plan: Individuelle Preisgestaltung. Beinhaltet niedrigere Verarbeitungsgebühren.

Diese Details sind auf der Preisgestaltungsseite für Restaurants von Square aufgeführt.

Preise von Toast:

• Starter Kit: 0 $/Monat bei einem 2-Jahres-Vertrag. Dieser Tarif hat eine höhere, nicht öffentliche Verarbeitungsgebühr, um die Kosten für Software und Hardware zu decken.
• Point of Sale Plan: 69 $/Monat. Die Verarbeitungsgebühren werden individuell angeboten.
• Custom Plan: Für Unternehmensanforderungen.

Die Tarife von Toast sind auf ihrer offiziellen Preisgestaltungsseite beschrieben, obwohl spezifische Raten ein Angebot erfordern. Die Preise von Toast für viele Add-ons wie Online-Bestellungen (75 $/Monat), Treueprogramme (50 $/Monat) und KDS-Software (25 $/Monat) werden separat angeboten, was einen 69 $-Tarif schnell in eine monatliche Rechnung von 200 bis 400 $ vor der Zahlungsabwicklung verwandeln kann.

Verträge, Bindung und die Kosten eines Wechsels

Dies ist einer der größten philosophischen Unterschiede zwischen den beiden Unternehmen. Square bietet seine Tarife auf monatlicher Basis an. Sie können Ihren Tarif jederzeit ohne Vertragsstrafe beginnen, beenden oder ändern. Diese Flexibilität senkt das Risiko für ein neues Restaurant oder eines, das ein neues Konzept testet, erheblich.

Toast hingegen verlangt in der Regel einen mehrjährigen Vertrag, oft für zwei oder drei Jahre. Ein vorzeitiger Ausstieg aus diesem Vertrag kann eine Gebühr für die vorzeitige Kündigung nach sich ziehen. Laut dem Händlervertrag von Toast kann diese Gebühr dem vollen Betrag der verbleibenden Software-Abonnementgebühren entsprechen. Da Toast proprietäre Hardware verwendet, können die Terminals und Displays, die Sie für Toast gekauft haben, nicht mit einem anderen Kassensystem verwendet werden. Diese Kombination aus langfristigem Vertrag und Hardware-Bindung bedeutet, dass die Kosten für einen Wechsel von Toast hoch sind. Betreiber sollten davon ausgehen, dass sie sich bei der Unterzeichnung eines Toast-Vertrags für die gesamte Laufzeit verpflichten.

Hardware: Was Sie kaufen und was Sie wiederverwenden können

Der Hardware-Ansatz von Square ist flexibel. Sie können Ihr eigenes iPad oder Android-Tablet verwenden oder deren proprietäre Geräte wie den Square Stand (149 $), das Square Terminal (299 $) oder das Square Register (799 $) erwerben, laut ihrem offiziellen Hardware-Shop (Stand August 2026). Dies ermöglicht eine sehr geringe anfängliche Hardware-Investition, wenn Sie bereits ein kompatibles Tablet besitzen. Wenn Sie von Square wegwechseln, können Sie Ihr iPad weiterhin mit einem anderen POS-Anbieter verwenden.

Die Hardware von Toast ist proprietär und für die Gastronomie konzipiert, also langlebiger als Consumer-Tablets. Ein Starter-Kit kann zwischen etwa 450 $ und über 1.000 $ kosten, und Setups mit mehreren Stationen können Tausende von Dollar kosten. Toast bietet oft ein Hardware-Angebot für 0 $ im Voraus für sein Starter-Kit an, aber dies wird durch eine höhere Verarbeitungsgebühr und einen 2-Jahres-Vertrag bezahlt. Obwohl diese Hardware langlebig ist, funktioniert sie mit keinem anderen Kassensystem, was zu erheblichen versunkenen Kosten führt, wenn Sie sich entscheiden, Toast zu verlassen.

Was passiert, wenn das Internet ausfällt

Für jedes Restaurant ist ein Internetausfall während eines geschäftigen Service ein großes Problem. Sowohl Square als auch Toast haben einen Offline-Modus, aber sie funktionieren unterschiedlich.

Der Offline-Modus von Square ermöglicht es Ihnen, weiterhin Kartenzahlungen per Durchziehen oder Einstecken zu akzeptieren, wenn Ihre Internetverbindung unterbrochen ist. Diese Transaktionen werden sicher in der App gespeichert und automatisch verarbeitet, sobald Sie wieder verbunden sind. Sie müssen sich innerhalb von 24 Stunden wieder mit dem Internet verbinden, damit die Zahlungen verarbeitet werden. Das Hauptrisiko besteht darin, dass diese Zahlungen nicht in Echtzeit autorisiert werden. Sie sind für alle abgelehnten, abgelaufenen oder angefochtenen Zahlungen verantwortlich, die offline getätigt wurden.

Der Offline-Modus von Toast wird ebenfalls automatisch nach etwa 40 Sekunden Verbindungsverlust aktiviert. Er ermöglicht es Ihnen, weiterhin Bestellungen aufzunehmen und Kartenzahlungen zu akzeptieren, die gespeichert und weitergeleitet werden, wenn Sie wieder online sind. Wie bei Square übernimmt das Restaurant das Risiko für abgelehnte Transaktionen, die offline getätigt wurden. Die Offline-Fähigkeiten von Toast können jedoch eingeschränkter sein. Funktionen wie die KDS-Integration, das Anzeigen von Gästedaten und die Verwendung von Geschenkkarten sind möglicherweise nicht verfügbar. Mit einem lokalen Synchronisierungs-Setup können Geräte im selben Netzwerk immer noch miteinander kommunizieren und Bestellungen an einen Küchendrucker senden, aber ohne dieses ist jedes Terminal eine Insel.

SyncBite ist für neue Bestellungen und Analysen von der Cloud abhängig. Wenn Ihre Internetverbindung ausfällt, können Sie weiterhin bestehende Bestellungen auf dem Küchen-Display-System (KDS) anzeigen und verwalten. Neue Online-Bestellungen über WhatsApp oder QR-Code würden erst durchkommen, wenn die Verbindung wiederhergestellt ist. Die empfohlene Ausweichlösung ist, einen mobilen Hotspot als Backup-Internetquelle bereitzuhalten, um einen kontinuierlichen Service zu gewährleisten.

Online-Bestellungen und Liefergebühren

Beide Plattformen bieten provisionsfreie Online-Bestellseiten an, mit denen Sie Bestellungen direkt von Ihren Kunden entgegennehmen können. Die Hauptkosten sind die Verarbeitungsgebühr für Kartenzahlungen ohne Kartenpräsenz (Card-not-present).

Stand August 2026 sind die Online-Verarbeitungsgebühren von Square:

• Free & Plus Plans: 2,9 % + 30¢
• Premium Plan: Individuelle Preisgestaltung

Die Online-Verarbeitungsgebühr von Toast liegt typischerweise bei etwa 3,5 % + 15¢, obwohl dies je nach Tarif variieren kann. Während der prozentuale Satz höher ist, könnte die niedrigere feste Gebühr es bei kleineren Bestellwerten günstiger machen.

Für Restaurants mit erheblichem Online-Volumen ist der Unterschied zwischen diesen Sätzen von Bedeutung. Eine bessere Strategie für viele ist die Verwendung eines dedizierten provisionsfreien Online-Bestellsystems, das sich in Ihr Kassensystem integrieren lässt. Diese Systeme können mehr Marketingfunktionen und Kontrolle bieten als die einfachen Seiten, die von einem Zahlungsabwickler bereitgestellt werden.

Welches passt zu welcher Art von Restaurant

Square ist die bessere Wahl für:

• Neue Restaurants, die Anlaufkosten und Risiken minimieren müssen.
• Cafés, Foodtrucks, Bäckereien und Quick-Service-Restaurants.
• Betreiber, die maximale Flexibilität ohne Vertrag wünschen.

Toast ist die bessere Wahl für:

• Etablierte Full-Service-Restaurants mit hohem Volumen.
• Gruppen mit mehreren Standorten, die zentralisierte, leistungsstarke Berichte benötigen.
• Betriebe, die spezifische, auf Restaurants ausgerichtete Funktionen wie erweiterte Gänge-Steuerung und Tischverwaltung benötigen.

Es gibt Szenarien, in denen Toast der klare Gewinner ist, selbst für einen kostenbewussten Betreiber. Wenn Ihr Full-Service-Restaurant stark auf die Bestellung am Tisch angewiesen ist, um Tische schneller neu zu besetzen, könnten die Effizienzgewinne durch die speziell angefertigten Handhelds von Toast die höheren monatlichen Kosten im Vergleich zu einem einfacheren Square-Setup leicht aufwiegen.

Wo eine dritte Option beide übertrifft

Die Wahl besteht nicht nur zwischen einem Generalisten (Square) und einem Spezialisten (Toast). Eine dritte Kategorie moderner KI-Kassensysteme, wie unser eigenes SyncBite, konzentriert sich auf die Lösung spezifischer betrieblicher Probleme, die beide etablierten Systeme nur unzureichend bewältigen. Zum Beispiel die Bewältigung eines hohen Bestellaufkommens während der Stoßzeiten, ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen.

Wo Toast und Square sich auf die Zahlungsabwicklung konzentrieren, legt SyncBite den Fokus auf Bestellgenauigkeit und Arbeitseffizienz. Es nutzt KI-gestützte Bestellungen, um jede WhatsApp-, QR-Code- und Online-Bestellung perfekt aufzunehmen und sie direkt an Ihr Küchen-Display-System (KDS) weiterzuleiten. Dies macht es überflüssig, dass ein Mitarbeiter an ein Tablet gefesselt ist, um manuell Bestellungen von Drittanbieter-Apps einzugeben oder das Telefon zu beantworten.

Während Toast Sie in einen Vertrag einschließt und Square Funktionen für den Massenmarkt vereinfacht, bietet SyncBite eine hochentwickelte Bestellautomatisierung mit transparenter, monatlich kündbarer Preisgestaltung und ohne Hardware-Bindung. Für ein unabhängiges Restaurant, das mit Personalkosten und Bestellchaos während der Stoßzeiten zu kämpfen hat, kann die Automatisierung des Bestellprozesses eine weitaus höhere Rendite bringen, als einen Bruchteil eines Prozents bei den Verarbeitungsgebühren zu sparen.

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