Cambiare sistema POS senza chiudere per un giorno

Cosa deve essere trasferito, e in quale ordine

Il cambio del tuo sistema di punto cassa non avviene in un'unica mossa. È una sequenza di migrazioni più piccole che, se eseguite nell'ordine corretto, ti evitano di dover interrompere il servizio. La maggior parte dei ristoranti può effettuare il passaggio in due-sei settimane, a seconda della complessità del menu e dell'hardware. Paloma POS osserva che l'intero processo può richiedere diverse settimane, dalla pianificazione all'implementazione completa.

Ecco cosa viene trasferito e quando:

1. Il Menu: Questa è la prima cosa, e avviene interamente fuori sede. Il tuo nuovo fornitore di POS riceve una copia del tuo menu attuale e lo ricostruisce nel suo sistema. Questa è la parte più lunga dell'intero processo.
2. L'Hardware: Nuovi terminali, dispositivi di pagamento e stampanti per la cucina vengono installati accanto alla vecchia attrezzatura. Per una settimana o due, avrai due sistemi sul tuo bancone.
3. Le Persone: Il personale viene formato sul nuovo sistema durante i periodi di calma, eseguendo ordini di prova che non vengono inviati alla cucina o alla rete di pagamento.
4. I Pagamenti: Una volta che il menu è stato verificato e il personale si sente a suo agio, si attiva l'elaborazione dei pagamenti sul nuovo sistema. Questo passaggio dovrebbe avvenire durante il turno più tranquillo, come un martedì mattina.
5. I Dati: Le liste dei clienti, i saldi delle carte regalo e i punti fedeltà sono gli ultimi a essere trasferiti. Molti sistemi dispongono di strumenti per questo, ma l'operazione dovrebbe avvenire solo dopo che le funzioni principali sono stabili sulla nuova piattaforma.

Cercare di fare tutto questo in una volta sola è ciò che causa i tempi di inattività. Scaglionare il processo su un paio di settimane elimina il rischio.

La creazione del menu che nessuno mette in conto

I ristoratori si concentrano sull'installazione dell'hardware e sulla formazione del personale, ma il vero collo di bottiglia in qualsiasi migrazione di POS è la creazione del menu. Ricreare ogni articolo, prezzo e variante è un processo manuale e meticoloso. È l'unica parte del cambio che non può essere fatta il giorno stesso del passaggio; deve essere completata e verificata con settimane di anticipo.

Un menu semplice potrebbe richiedere alcuni giorni. Uno complesso con numerose varianti, note dietetiche e regole per i menu combinati può richiedere una settimana o più di lavoro dedicato da parte di una persona. Non è un compito che un direttore impegnato possa svolgere nel tempo libero. Prima di firmare un contratto, chiedi al nuovo fornitore di POS chi è responsabile della creazione del menu. Alcune aziende lo includono nel costo di installazione, mentre altre si aspettano che tu lo faccia da solo. Se devi farlo tu, metti in conto il tempo o il costo per pagare qualcuno per l'inserimento dei dati. Un menu incompleto o errato è una delle cause principali di errori e ritardi durante la prima settimana di vita di un nuovo sistema, un punto sottolineato da diverse guide all'implementazione. Resy

Durante la creazione, mappa anche dove ogni articolo deve essere stampato. La bistecca va al KDS della postazione griglia e l'insalata alla stampante del garde manger? Una configurazione KDS vs. stampante da cucina necessita di questa logica di instradamento programmata fin dall'inizio. Sbagliare questo passaggio significa ordini persi o indirizzati male durante un servizio attivo.

Gestire entrambi i sistemi durante un servizio

Il modo più sicuro per effettuare il passaggio è far funzionare contemporaneamente sia il vecchio che il nuovo sistema POS per un breve periodo. Questo approccio di 'funzionamento in parallelo' riduce i rischi dell'intero processo. Il nuovo hardware si trova accanto a quello vecchio, consentendo al personale di esercitarsi sulla nuova interfaccia durante i periodi di calma senza influire sugli ordini reali.

Questo metodo ha diversi vantaggi:

• Formazione a rischio zero: Il personale può inserire ordini reali nel nuovo sistema e annullarli immediatamente. Imparano il nuovo flusso di lavoro in un ambiente reale senza alcuna pressione. Eventuali errori non hanno conseguenze per il cliente o la cucina.
• Verifica del menu: Utilizzare il nuovo sistema per gli ordini di prova è il modo migliore per trovare varianti mancanti o prezzi errati prima che diventino un problema.
• Test dell'hardware: Questa è la tua occasione per scoprire zone senza Wi-Fi o per confermare che la nuova stampante della cucina sia abbastanza rumorosa per un servizio intenso.

L'obiettivo è rendere il nuovo sistema noioso e familiare *prima* che sia responsabile anche di un solo euro di fatturato. Una volta che il tuo team è in grado di gestire un'ora di punta tipica sul nuovo sistema senza esitazioni, sei pronto per il passaggio definitivo.

Pagamenti, underwriting e l'intoppo che sorprende tutti

Non puoi semplicemente attivare i pagamenti con un nuovo POS. Ogni nuovo sistema richiede un nuovo conto esercente per l'elaborazione dei pagamenti, e quel conto deve passare attraverso un processo di underwriting. Questo può richiedere da 24 ore a una settimana. Non lasciare questa operazione all'ultimo minuto.

Il team di underwriting dell'elaboratore di pagamenti verificherà i dettagli della tua attività, la struttura proprietaria e la storia creditizia. È una procedura standard per conformarsi alle normative finanziarie. Qualsiasi discrepanza può causare ritardi. Avvia questo processo non appena firmi il contratto con il tuo nuovo fornitore di POS. Molti sistemi moderni, come SyncBite, integrano l'elaborazione dei pagamenti con il software POS per semplificare questo passaggio, ma l'underwriting è comunque richiesto.

Prima di effettuare il passaggio, verifica che il nuovo sistema supporti ogni tipo di pagamento che accetti, in particolare carte regalo, conti interni e, se applicabile, buoni pasto elettronici. Dare per scontato che funzioneranno è un errore comune che può portare a clienti frustrati e vendite perse fin dal primo giorno.

Cosa succede quando cade la connessione internet?

Qualsiasi ristoratore che abbia lavorato durante un servizio con una connessione internet assente sa che questa è la domanda da fare. La risposta dipende interamente dall'architettura del sistema POS.

Molti sistemi basati su cloud ora dispongono di una 'modalità offline'. Quando la connessione internet si interrompe, questi sistemi possono continuare a funzionare localmente per un tempo limitato. Ad esempio, alcuni sistemi consentono di continuare ad accettare pagamenti con carta per un massimo di 24 ore, memorizzandoli per elaborarli una volta ripristinata la connettività. Tuttavia, i dettagli specifici sono importanti.

Con SyncBite, se la connessione internet viene persa:

• Presa degli ordini: Il personale può continuare a inserire ordini sui tablet. La rete locale tra i terminali e il sistema di visualizzazione in cucina (KDS) rimane attiva, quindi gli ordini vengono comunque inviati alla cucina.
• Pagamenti con carta: I pagamenti con carta possono essere messi in coda mentre si è offline. Il terminale memorizza in modo sicuro i dati della transazione e li invia automaticamente per l'autorizzazione una volta ristabilita la connessione. Esiste un piccolo rischio che una carta elaborata offline possa essere rifiutata in seguito.
• Ordinazioni online e AI: Qualsiasi canale di ordinazione che dipende da internet, come le ordinazioni tramite WhatsApp o gli ordini diretti dal web, non sarà disponibile.
• Reportistica: Le dashboard e le analisi in tempo reale non si aggiorneranno finché il sistema non tornerà online e sincronizzerà le transazioni offline.

Prima di scegliere un nuovo POS, ottieni un elenco specifico di cosa funziona e cosa non funziona durante un'interruzione. Un sistema che non può funzionare affatto senza internet rappresenta un rischio operativo significativo.

Carte regalo, saldi fedeltà e conti aperti

La migrazione di dati finanziari come i saldi delle carte regalo e i punti fedeltà è uno dei passaggi finali e più delicati. È qui che i clienti possono subire un impatto diretto e negativo se la transizione viene gestita male. Il tuo vecchio fornitore di POS potrebbe non rendere facile l'esportazione di questi dati.

Prima di impegnarti con un nuovo sistema, conferma che esista un processo chiaro per importare queste informazioni. Spesso comporta l'esportazione di un file CSV dal vecchio sistema e la sua fornitura al nuovo provider per un caricamento massivo. Non tentare di trasferire questi saldi manualmente.

Per i conti aperti, il processo è più semplice. La pratica migliore è chiudere tutti i conti aperti sul vecchio sistema prima del passaggio definitivo. Informa gli ospiti con conti aperti un'ora prima del cambio che provvederai a chiuderli. Inizia tutti i nuovi conti sul nuovo sistema. Questo crea una rottura netta e previene grattacapi contabili derivanti dal tentativo di riconciliare i conti su due piattaforme diverse.

Per maggiori informazioni su come creare un programma che faccia tornare i clienti, consulta questa guida al software per programmi fedeltà per ristoranti.

Formare il turno di chiusura, non quello di apertura

Molti ristoranti concentrano i loro sforzi di formazione sul manager di apertura e sul personale del mattino. Questo è un errore. La vera prova di un nuovo sistema arriva durante un'ora di punta serale ad alto volume o durante una complessa procedura di chiusura. Una formazione insufficiente è una causa comune di problemi di implementazione, un errore che TryKitchenHub definisce una delle principali insidie.

Il manager di chiusura e il responsabile del turno sono coloro che genereranno i report di fine giornata, gestiranno la divisione delle mance e risolveranno le discrepanze. Se non conoscono il nuovo processo, la mattina dopo ti ritroverai con un cassetto che non quadra e un team frustrato. Il turno di chiusura è spesso più ridotto, il che significa che ogni persona ha meno supporto in caso di problemi.

Concentra la tua formazione sulle parti più stressanti della giornata. Usa il periodo di funzionamento in parallelo per far esercitare il personale serale a generare i report di chiusura sul nuovo sistema. Lascia che confrontino i totali con i report reali del vecchio sistema per acquisire fiducia. Una chiusura senza intoppi sul nuovo POS è un indicatore di prontezza migliore di un servizio pranzo tranquillo.

Una tempistica realistica di due settimane

Anche se un cambio semplice potrebbe avvenire più rapidamente, una tempistica di due settimane è un obiettivo realistico e sicuro per la maggior parte dei ristoranti indipendenti. Fornisce tempo sufficiente per la pianificazione e i test senza trascinare il processo per le lunghe.

Settimana 1: Creazione e Installazione
Giorno 1: Firma del contratto. Avvio dell'underwriting con l'elaboratore di pagamenti. Fornisci il tuo menu al nuovo fornitore di POS per la creazione.
Giorno 3: Revisione della prima bozza del menu. Invio delle correzioni.
Giorno 5: Arrivo del nuovo hardware. Installazione accanto al vecchio sistema. Test delle connessioni di rete e dell'instradamento delle stampanti.

Settimana 2: Formazione e Avvio
Giorno 8: Inizio del funzionamento in parallelo. Far esercitare il personale sul nuovo sistema durante i periodi di calma.
Giorno 10: Concentrare la formazione sulle procedure di chiusura e sulla reportistica di fine giornata.
Giorno 12 (es. un martedì mattina): Passaggio ufficiale. Gestire tutti gli ordini e i pagamenti tramite il nuovo sistema. Mantenere il vecchio sistema in standby.
Giorno 14: Dismissione del vecchio sistema. Programmare l'importazione dei dati delle carte regalo e fedeltà.

Questo programma prevede del tempo per risolvere gli inevitabili piccoli problemi che si presentano. Avere un piano strutturato è un grande vantaggio per qualsiasi ristoratore che desideri aggiornare la propria tecnologia.

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