Sharebite integreren met het kassasysteem van uw restaurant: een praktische gids

Het belang van een goede POS-integratie voor zakelijke bestellingen

Zakelijke bestelplatforms zoals Sharebite kunnen een gestage stroom van grote, voorspelbare bestellingen opleveren. Maar zonder een goede integratie kan elke bestelling een hoofdpijndossier worden. Het handmatig invoeren van tientallen individuele maaltijden van een tablet naar uw kassasysteem is niet alleen tijdrovend; het is een recept voor fouten. Een verkeerd ingevoerde bestelling leidt tot ontevreden klanten, voedselverspilling en verloren winst.

Een goede integratie stuurt Sharebite-bestellingen rechtstreeks naar uw keuken, net als elke andere bestelling. Dit elimineert de noodzaak voor een aparte 'besteltablet' en de medewerker die deze moet bewaken. Het resultaat is een snellere, nauwkeurigere orderstroom en minder chaos tijdens de lunchspits.

Restaurants in de VS die met succes platforms van derden voor bezorging integreren met hun kassasystemen, melden een gemiddelde vermindering van 25% in handmatige orderinvoerfouten.

Dit is geen klein detail. Het verminderen van fouten betekent dat de juiste maaltijd bij de juiste persoon terechtkomt, wat de basis is van gastvrijheid. Het stelt uw personeel in staat zich te concentreren op het bereiden van voedsel en het bedienen van klanten in plaats van op data-invoer. Voor een restaurant dat afhankelijk is van de lunchdrukte, is dit verschil operationeel en financieel merkbaar.

De middleware-partners van Sharebite begrijpen

Sharebite heeft ervoor gekozen om geen eigen, directe integraties met honderden verschillende kassasystemen te bouwen. In plaats daarvan vertrouwen ze op gespecialiseerde externe diensten, bekend als 'middleware'. Deze bedrijven hebben al een robuuste infrastructuur om te communiceren met een breed scala aan kassasystemen. De belangrijkste partners van Sharebite voor POS-integratie zijn Chowly, Otter en Checkmate.

Hoe het werkt:

1. Sharebite stuurt een nieuwe bestelling naar de middleware-partner.
2. De middleware ontvangt de bestelling, vertaalt deze naar een formaat dat uw kassasysteem begrijpt.
3. De middleware stuurt de vertaalde bestelling rechtstreeks naar uw kassasysteem.
4. Uw kassasysteem stuurt de bestelling naar uw keukendisplaysysteem (KDS) of ticketprinter, alsof deze ter plekke is ingevoerd.

Elke partner heeft zijn eigen sterke punten:

• Chowly: Focust sterk op het direct doorsturen van bestellingen van meer dan 150+ platforms naar uw kassasysteem, waardoor de noodzaak voor tablets wordt geëlimineerd.
• Otter: Biedt een breder scala aan beheertools, waaronder het samenvoegen van bestellingen, menu-synchronisatie en analyses, allemaal vanaf één tablet als u dat verkiest.
• Checkmate: Positioneert zichzelf als een oplossing die online bestelplatforms naadloos integreert en de complexiteit voor het personeel vermindert, met een focus op een foutenreductie van 99%.

Voor een restauranthouder betekent dit dat u waarschijnlijk een abonnement op een van deze diensten nodig heeft om Sharebite te automatiseren. De kosten hiervan moeten worden meegenomen in uw berekening van de winstgevendheid van het kanaal.

Stapsgewijze installatie voor gangbare kassasystemen (Toast, Clover, Square)

Hoewel de specifieke stappen afhangen van de gekozen middleware-partner, volgt het algemene proces een vergelijkbaar patroon voor de meeste moderne kassasystemen. Hier is een overzicht van wat u kunt verwachten voor Toast, Clover en Square.

Integratie met Toast POS

Toast is een populair platform, maar directe integratie met Sharebite bestaat niet. U moet een tussenpersoon gebruiken. Chowly is een veelgebruikte optie hier.

1. Neem contact op met Chowly (of Otter/Checkmate) en vermeld dat u Sharebite wilt integreren met uw Toast-systeem.
2. Geef hen de nodige toegang tot uw Toast-backend. Dit omvat meestal het goedkeuren van een nieuwe integratiepartner vanuit uw Toast-dashboard.
3. De middleware-provider zal de verbinding configureren. Ze zullen uw Sharebite-menu koppelen aan uw Toast-menu-items. Dit is een kritieke stap om ervoor te zorgen dat bestellingen correct worden doorgegeven.
4. Voer een testbestelling uit. Zowel de middleware-provider als u moeten verifiëren dat de bestelling correct in Toast verschijnt, met de juiste items, prijzen en eventuele speciale instructies.

Tip voor operators: Toast heeft veel configuratie-opties. Zorg ervoor dat uw menu-instellingen, met name de 'Visible To'-instellingen, correct zijn geconfigureerd voor online bestellingen om problemen te voorkomen. Bekijk ook enkele Toast POS-alternatieven als u flexibilere integratie-opties zoekt.

Integratie met Clover

Clover werkt op een vergelijkbare manier, vaak via de Clover App Market.

1. Zoek in de Clover App Market naar de app van uw gekozen middleware-partner (bijv. Otter of Checkmate).
2. Installeer de app en volg de installatie-instructies. Dit koppelt uw Clover-account aan de middleware-service.
3. Configureer uw Sharebite-account binnen het dashboard van de middleware-provider.
4. Synchroniseer uw menu's. De middleware zal proberen uw Sharebite-menu-items automatisch te matchen met uw Clover-items. U moet dit waarschijnlijk handmatig controleren en aanpassen.
5. Plaats een testbestelling om te controleren of deze correct wordt weergegeven op uw Clover-apparaat en naar de keukenprinters wordt gestuurd.

Integratie met Square

Square staat bekend om zijn open ecosysteem, wat integratie relatief eenvoudig maakt.

1. Meld u aan voor een middleware-service die Square ondersteunt, zoals Checkmate.
2. Verbind uw Square-account via het dashboard van de middleware-provider. U wordt waarschijnlijk gevraagd om in te loggen bij Square en de verbinding te autoriseren.
3. De provider zal uw locaties en menugegevens uit Square importeren.
4. Koppel uw Sharebite-account en configureer de menu-mapping.
5. Test de orderstroom van begin tot eind. Controleer of de bestelling in uw Square POS-app verschijnt en dat de betalingsinformatie correct wordt geregistreerd.

Problemen met gegevensstroom en ordersynchronisatie oplossen

Zelfs met de beste installatie kunnen er problemen optreden. Hier zijn de meest voorkomende problemen en hoe u ze kunt aanpakken.

Probleem: Bestellingen verschijnen niet in het kassasysteem.

• Controleer de bron: Log in op het dashboard van uw middleware-partner (Chowly, Otter, etc.). Staat de bestelling daar? Zo ja, dan ligt het probleem tussen de middleware en uw kassasysteem. Zo nee, dan ligt het probleem tussen Sharebite en de middleware.
• Controleer de status: Is uw middleware-account actief? Is de integratie met uw kassasysteem 'gepauzeerd' of 'verbroken'? Dit kan gebeuren na een update van de POS-software.
• API-sleutels: Controleer of de API-sleutels of autorisaties voor de verbinding nog geldig zijn. Soms moeten deze periodiek worden vernieuwd.

Probleem: Menu-items of prijzen zijn onjuist.

• Bron van waarheid: Waar beheert u uw menu? De meeste middleware-oplossingen vereisen dat u uw menu beheert in uw kassasysteem. Wijzigingen die u rechtstreeks in Sharebite aanbrengt, worden mogelijk overschreven.
• Synchronisatiefrequentie: Hoe vaak synchroniseert de middleware menuwijzigingen? Sommige doen dit in bijna real-time, terwijl andere tot een uur kunnen duren. Weet wat u kunt verwachten.
• Item-mapping: Het meest voorkomende probleem is een onjuiste 'mapping'. Een 'Cheeseburger' in Sharebite moet exact gekoppeld zijn aan de 'Cheeseburger' in uw kassasysteem. Controleer het dashboard van uw middleware op niet-gematchte items.

Probleem: Bestellingen zijn onvolledig (ontbrekende modifiers, etc.).

• Modifier-groepen: Zorg ervoor dat de modifier-groepen (bijv. 'Kies uw kaas', 'Geen ui') correct zijn ingesteld en gekoppeld tussen de systemen. Een mismatch hier kan ertoe leiden dat aanpassingen verloren gaan.
• Speciale instructies: Controleer of het veld 'speciale instructies' van Sharebite correct wordt overgedragen naar een notitieveld in uw kassasysteem.

Als u merkt dat u constant met deze problemen worstelt, kan dit een teken zijn dat uw huidige kassasysteem niet is gebouwd voor het moderne, geconnecteerde restaurant. Systemen zoals SyncBite zijn ontworpen met een open architectuur, waardoor het direct samenvoegen van bestellingen van meerdere kanalen, zoals WhatsApp-bestellingen en platforms van derden, een kernfunctionaliteit is in plaats van een bijkomstigheid. Dit kan de noodzaak van complexe en breekbare middleware-oplossingen verminderen.

Voordelen van een uniform orderbeheersysteem

Het uiteindelijke doel van deze integratie is het creëren van een uniform orderbeheersysteem. Wanneer bestellingen van Sharebite, uw website en walk-ins allemaal in dezelfde wachtrij terechtkomen, ervaart u verschillende voordelen.

Ten eerste, operationele efficiëntie. Er is geen aparte workflow meer voor verschillende soorten bestellingen. Uw keukenpersoneel ziet een gestandaardiseerd ticket, ongeacht de bron. Dit vermindert de trainingstijd en de kans op fouten tijdens een drukke spits.

Ten tweede, nauwkeurige gegevens. Wanneer alle verkopen via één systeem lopen, zijn uw rapporten compleet. U kunt de prestaties van het Sharebite-kanaal direct vergelijken met andere verkoopkanalen. Dit is essentieel voor het nemen van weloverwogen zakelijke beslissingen. U weet precies hoeveel omzet Sharebite genereert, wat de gemiddelde bestelwaarde is en welke menu-items het populairst zijn bij zakelijke klanten.

Ten derde, beter voorraadbeheer. Een uniform systeem kan de verkoop van items in real-time bijhouden. Dit betekent dat uw voorraadniveaus nauwkeuriger zijn, wat leidt tot betere bestelbeslissingen en minder verspilling. Sommige geavanceerde systemen, zoals een AI POS-systeem, kunnen deze gegevens zelfs gebruiken om voorspellende voorraadanalyse te bieden.

Het alternatief (meerdere tablets en handmatige invoer) creëert datasilo's. De verkopen op uw Sharebite-tablet staan los van de verkopen in uw kassasysteem, waardoor u nooit een volledig beeld van uw bedrijfsvoering krijgt.

Directe vs. middleware-integratie: een vergelijking van efficiëntie

Restauranthouders worden geconfronteerd met een fundamentele keuze bij het verbinden van externe platforms: een directe, native integratie of een via een middleware-provider. Beide hebben duidelijke voor- en nadelen.

Directe Integratie

Een directe integratie wordt gebouwd en onderhouden door het POS-bedrijf of het bestelplatform zelf. Het is een directe verbinding tussen twee systemen.

• Voordelen: Meestal betrouwbaarder en sneller. Omdat er minder 'tussenpersonen' zijn, is er minder kans op storingen. De ondersteuning is ook eenvoudiger; als er een probleem is, is het duidelijk wiens verantwoordelijkheid het is (het POS-bedrijf of Sharebite).
• Nadelen: Zeldzaam en beperkt. POS-bedrijven kunnen slechts een handvol directe integraties bouwen en onderhouden. Sharebite heeft ervoor gekozen dit pad niet te volgen en richt zich op zijn kernactiviteiten.

Middleware-Integratie

Dit is de aanpak die Sharebite gebruikt. Een derde partij (zoals Otter, Chowly) fungeert als een universele vertaler.

• Voordelen: Enorme flexibiliteit. Een middleware-provider kan verbinding maken met honderden POS-systemen en tientallen bestelplatforms. Dit stelt Sharebite in staat om met bijna elk restaurant te werken zonder voor elk een aangepaste oplossing te bouwen.
• Nadelen: Er zijn meer bewegende delen. Er is een extra abonnementskost. Wanneer er een probleem optreedt, kan het leiden tot vingerwijzen: het POS-bedrijf geeft de schuld aan de middleware, die op zijn beurt de schuld geeft aan Sharebite. Het oplossen van problemen kan complexer zijn. Daarnaast kan er een kleine vertraging optreden bij het doorgeven van de bestelling.

Voor de meeste restaurants die met Sharebite werken, is de keuze al gemaakt: u moet een middleware-oplossing gebruiken. De echte beslissing is welke middleware-provider het beste bij uw specifieke POS-systeem en budget past. Voor een restaurant dat al een van deze providers gebruikt voor andere platforms zoals DoorDash of Uber Eats, is het toevoegen van Sharebite relatief eenvoudig.

Toekomstbestendigheid van uw integratie: wat te vragen aan Sharebite en uw POS-provider

De technologie in de restaurantwereld verandert snel. Wat vandaag een goede oplossing is, kan morgen verouderd zijn. Om te voorkomen dat u over een jaar opnieuw moet investeren, zijn hier enkele vragen die u aan uw technologiepartners moet stellen.

Vragen voor uw POS-provider (of uw toekomstige POS-provider):

• "Wat is uw beleid ten aanzien van open API's?" Een bedrijf dat zijn API's openstelt, maakt het voor iedereen (inclusief toekomstige versies van Sharebite of concurrenten) gemakkelijker om te integreren. Een gesloten systeem maakt u afhankelijk van de paar partners die zij kiezen.
• "Hoe gaat u om met de integratie van meerdere externe bestelplatforms? Heeft u een ingebouwde aggregator of moet ik altijd een externe dienst zoals Otter gebruiken?" Een modern POS-systeem zou dit moeten kunnen stroomlijnen. Vergelijk bijvoorbeeld een traditioneel systeem met een POS vs AI POS, waarbij de laatste vaak is ontworpen voor aggregatie.
• "Wat zijn de datakosten of API-toegangskosten voor het gebruik van integraties van derden?" Sommige POS-bedrijven brengen extra kosten in rekening voor elke verbinding, wat uw totale eigendomskosten kan verhogen.

Vragen voor Sharebite (of uw middleware-provider):

• "Wat is uw roadmap voor diepere integraties? Bent u van plan om functies zoals menu-synchronisatie en real-time ordertracking te verbeteren?"
• "Hoe wordt omgegaan met downtime? Wat is het back-upproces als de integratie met mijn kassasysteem tijdelijk uitvalt? Krijg ik meldingen via e-mail of sms?"
• "Wie is mijn aanspreekpunt voor technische ondersteuning? Moet ik eerst mijn POS-provider, u of Sharebite bellen?" Een duidelijk escalatiepad is essentieel om problemen snel op te lossen.

De antwoorden op deze vragen geven u een goed beeld van hoe toekomstgericht een bedrijf is. Een echte partner investeert in flexibiliteit en openheid, en begrijpt dat u een ecosysteem van tools nodig heeft om uw restaurant te runnen, geen ommuurde tuin.

Keep reading